筛选数据清单可以使我们快速寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选功能可以使Excel只显示出符合我们设定筛选条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。 在Excel中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令来筛选数据。一般情况下，“自动筛选”就能够满足大部分的需要。不过，当我们需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”才可以。
对于数据清单，我们可以在条件区域中使用两类条件。一是：对于单一的列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件；例如，显示欠款大于一万、十万或一百万的客户。二是：当条件是计算的结果或需要比较时，可以使用计算条件。例如，若只要显示其销售额大于单元格 H2 中的季度平均值的行，请键入“=销售额> $H $2”（美元符号表示单元格引用为绝对单元格引用）。
12.4.1 使用“自动筛选”来筛选数据
如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。其操作步骤如下：
(1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。
(2) 执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
(3) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头，如图12-9所示。
(4) 单击包含想显示的数据列中的箭头，我们就可以看到一个下拉列表，如图12-10所示。
(5) 选定要显示的项，在工作表我们就可以看到筛选后的结果，如图12-11所示。
12.4.2 建立自定义“自动筛选”
对于上一节中的筛选，我们还可以通过使用“自定义”功能来实现条件筛选所需要的数据。
如果要符合一个条件，可以按照下列步骤执行：
(1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。
(2) 执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
(3) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含我们想显示的数据列中的箭头，就可以看到一个下拉列表。
(4) 选定“自定义”选项，出现一个自定义对话框，如图12-12所示。
(5) 单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。单击第二个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的数值。在本例中设定的条件为，所有“销售数量<20”的记录。 单击“确定”按钮，就可以看到如图12-13的筛选结果。
如果要符合两个条件，可以按照下列步骤执行：
(1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
(2) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含想显示的数据列中的箭头，就可以看到一个下拉列表。
(3) 选定“自定义”选项，出现一个自定义对话框。单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。 在第二个框中，键入想和比较运算符一起利用的数。选定“与”选项按钮或“或”选项按钮。如果要显示同时符合两个条件的行，选定“与”选项按钮；若要显示满足条件之一的行，选定“或”选项按钮。再在第二个框中指定第二个条件，如图12-14所示。
(4) 最后按下“确定”按钮，就可以看到图12-15的显示。
12.4.3 移去数据清单的筛选
对于不再需要的筛选数据，我们可以采用下列方法之一将之移去。
方法一：移去列的筛选，单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”，如图12-16所示。
方法二：重新显示筛选数据清单中的所有行，执行“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“全部显示”命令。
12.4.4 使用高级筛选
使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录，且方便又快速，但该命令的寻找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的寻找，就必须使用高级筛选命令。执行高级筛选的操作步骤如下：
(1) 在数据清单的前方插入几个空行，并建立条件区域，如图12-17所示。在本例中我们设定的条件是“销售数量>=10”的地区。
(2) 在数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，出现一个如图12-18所示的对话框。
(3) 在“方式”框中选定“在原有区域显示筛选结果”选项按钮。在“数据区域”框中，指定数据区域。在“条件区域”框中，指定条件区域，包括条件标记，结果如图12-19所示。若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复的记录”选择框。
（4） 最后按下“确定”按钮即可，之后我们就会看到如图12-20的显示结果。
12.4.5 设定条件区域
在使用“高级筛选”命令前，我们必须为之指定一个条件区域，以便显示出符合条件的行。我们可以定义几个条件 (称为多重条件) 来选定符合所有条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。
对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的。我们可以使用以下的步骤来建立条件区域：
(1) 在数据清单的前方插入几个空行。
(2) 在首行选定单元格中输入字段名称，例如“销售数量”。
(3) 在其下方的单元格中输入条件，例“ >=10”。
(4) 重复步骤 (2) 和 (3) 指定其它条件。
注意：当利用比较条件时，条件标记必须和我们想评价的列标记相同。在列标记下面的行中，键入需要的条件，利用“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，来显示符合指定条件的行。
如果要显示符合所有条件的行
如果要对不同的列指定多重条件，请在条件区域的同一行中输入所有的条件。如果要对相同的列指定一个以上的条件，或某一值域，我们可以通过多次输入列标记来实现。例如，条件区域如图12-21所示，结果如图12-22所示。
如果要显示符合一个或另一个条件的行
如果要相同的列指定不同的条件，请把条件输入在不同的行上，如图12-23中的设定。根据所设定的条件，它将显示每一个特定的行，即指满足“销售数量 <10”或者“销售数量 >18”的所有记录。该操作也就是满足逻辑“或”，即符合指定条件中的任一个即可，结果如图12-24所示。
12.4.6 设定准则的一些注意事项
前面在用数字当做准则时，用过＞20。在做比较时,可以用的比较运算符号如下所示:
= 等于
> 大于
>= 大于或等于
< 小于
< = 小于或等于
< > 不等于
例如:要找大于或等于60000的记录，用> =60000；不等于70000,用<>70000。
12.4.7 复制符合复杂条件的筛选数据
将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能。利用该功能，我们可以整理出各种类型的报告。例如，我们可以从数据库中整理出一份关于华邦POS销售大于30套的地区。其操作步骤如下：
（1）建立条件区域。
（2）执行“数据”菜单中“筛选”菜单的“高级筛选”命令，出现一个高级筛选对话框。
（3）在“方式”框中选定“将筛选结果复制到其它位置”单元项。在“数据区域”框中，指定数据区域。在“条件区域”框中，指定条件区域，包括条件标记。在“复制到”框中，指定我们要将筛选过的行复制到的位置。若要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复的记录”复选框。设置好的对话框如图12-25所示。
（4）按下“确定”按钮即可，之后我们就会看到如图12-26的显示。
注意：利用这种方法，我们只可以将筛选过的数据复制到当前的工作表中。如果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中，必须先切换到新的工作表，然后在那里执行“高级筛选”操作。