人事档案管理

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人事档案管理

1范围

本标准规定了xxxxxx人事档案管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适应于xxxxxx人事档案的管理工作。

2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

中共中央组织部关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人

事档案工作目

标管理考评标准》的通知(组通字［1996］55号)。

关于转发中共江苏省委组织部《江苏省1996-2000年干部人事档案工作规划》的通知(组厅

字［1996］36号)。

国电公司关于印发《国家电力公司干部档案工作八项制度》的通知(人建［1998］48号)。

《干部人事档案材料收集归档规定》。

3管理职责

3.1主管劳动人事工作的局长对人事档案工作负领导责任。

3.2人事档案管理工作由局劳动人事部负责。

3.3人事档案管理专职负责人事档案管理工作。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、征集、整理、立卷、编目和统计本局形成的人事档案。

4.1.2负责对形成人事材料的局属各部室的归档工作进行业务指导和检查。

4.1.3负责人事档案材料的鉴定、保管、保密、查阅和传递、检查核对等管理工作。

4.2人事档案材料的收集途径和范围

4.2.1通过局党委工作部、劳动人事部收集职工在吸收、聘任、调配、转业退伍安置、

任免、办理工资待遇、政审等工作中形成的档案材料。

4.2.2通过局党代会、职代会、工会、共青团等代表会议的部门，收集代表、委员登记

表和个人政绩材料。

4.2.3通过局劳动人事部收集职工受教育的学生(学员)登记表，考生登记表，学习成

绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩表，学习鉴定

等材料。

4.2.4通过局劳动人事部收集专业技术资格评定、认定、确认审批材料和工人技师资

格审批材料。

4.2.5通过局党委工作部收集在组织建设中形成的批准为正式中国共产党党员的志愿书

、申请书、自传、登记表等材料。

4.2.6通过局党委工作部收集在共青团建设中形成的入团志愿书、申请书、登记表等材

料。

4.2.7通过局长工作部、局工会、党委工作部等部室收集表彰活动中形成的先进工作(

生产)者、劳动模范等的登记表、先进模范事迹、嘉奖通报等材料。

4.2.8通过局纪检监察室、劳动人事部等部室收集形成的处分决定、本人检查、上级批

复、个人对处分决定的意见等材料。

4.2.9通过局审计稽查部收集形成对职工经济工作中的评价、处理意见等材料。

4.2.10通过局安全生产部、生产科技部及本人、报刊杂志等途径收集本局职工的发明、

科研成果及有重大影响的论文、著作等的目录．

4.2.11通过局劳动人事部、工会收集职工更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团

时间、参加革命工作时间等有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级

批复及职工离、退休审批材料等。

4.2.12通过局工会、安全保卫部等部门收集死亡职工的悼词、公开报道、非正常死亡的

调查报告等材料。

4.2.13人事档案具体归档范围按中共中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规

定》执行。

4.3归档要求和时间

4.3.1凡需要归档的人事材料，由各主管部室负责收齐，确认无误后，填写移交清册一

式二份，经部室领导审签后，交局人事档案室归档。

4.3.2凡需要归档的人事档案任何人都不得擅自保存，更不得据为已有，必须主动向局

人事档案室移交。

4.3.3各部室移交人事档案时，必须详细填写登记表一式二份，连同归档材料一齐送局

人事档案室。

4.3.4人事档案管理专职接收归档人事材料时，须按照归档登记表的项目，逐份逐页地

进行核对，检查无误后，签字盖章，其中，一份归档登记表留存档案室备查，另一份退回，由

归档部门保存。

4.3.5归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料齐全完整真实，文字清楚，对象

明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

4.3.6归档材料必须手续完备，经鉴别不属归档范围的材料，要分别情况予以处理。

4.3.7对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经分管局领

导审查批准；对应转出的材料要办理转递登记手续。

4.3.8人事档案材料的载体，应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的

装订边。

4.3.9凡归档人 www.duowen123.com (www.duowen123.com)事材料的撰写必须符合要求，文字必须是铅印、计算机打印、胶印、油

印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复

写纸书写。

4.3.10归档材料必须是原件，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件

存档。

4.3.11本局各部室在人事材料形成后的一个月内移交局

人事档案室，移交份数一般为

一份(省公司管理的局级领导需二份)。

4.4鉴别与转递

4.4.1认真鉴别、判定人事档案的真伪，做到不错归、错销。

4.4.2从本局职工姓名的异同(即：同姓同名，同姓异名或异姓同名)上鉴别人事材料

是否是该职工的材料，避免张冠李戴现象发生。

4.4.3按照人事档案十大类(即：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、处分

、待遇、其他等类)的内容，鉴别其是否属于人事档案归档范围。

4.4.4以《干部档案工作条例》及《企业职工档案管理工作规定》为准绳，以审查结论

为依据，以案情缘由为线索，鉴别归档材料是否符合材料清理的有关政策。

4.4.5剔出归档材料中的重份、内容重复、不能说明问题和没有价值的材料，使归档材

料更精练。

4.4.6通过政审材料和处分材料的构成以及每份材料的内容，鉴别归档材料是否完整。

4.4.7检查归档材料的审查、批准、签署、盖章、落款等手续，鉴别归档材料手续是

否完备。

4.4.8职工因工作调动需要转递人事档案的，应在10天内办理转递手续，避免因时间

拖久，产生“无头档案”。

4.4.9对转出的人事档案要认真地检查核对，按有关要求整理合格，装订成册，不得

扣留材料或分批转出。

4.4.10人事档案转出后，须在档案名册注明何时转向何处，以便备查。

4.4.11转出的人事档案要仔细填写《人事档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴

密封条并盖密封章，通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交本人自带。

4.5人事档案的整理

4.5.1人事档案的整理必须规范，按照《干部档案工作条例》、《职工档案管理工作

规定》的方法和程序，对归档的干部、职工个人材料进行鉴别、分类、排列、编目、装订，使

之系统化、条理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2整理后的案卷，须按计算机档案管理程序的要求，依姓氏笔画的顺序，逐卷、逐

件、逐个字段地输入微机。

4.5.3案卷装订前，应拆除卷内每份文件的装订金属物，整平、裱糊褶皱和破损的材料

。

4.5.4案卷装订时，按“封面——目录——卷内文件——封底”的顺序分箱排架。

4.5.5案卷装订后，一律使用标准档案装具装袋，在填写好装具脊背各栏项目的内容后

，按“姓氏笔画——编号”的顺序分箱排架。

4.6人事档案的保管、保密

4.6.1为确保人事档案的绝对安全，须使用门窗较坚固的专用档案库房，配置专用铁

质的档案柜。

4.6.2人事档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14°c～24°c之

间，湿度控制在45%～65%之间。

4.6.3库房内每个铁质档案柜中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵

蚀。

4.6.4依据档案库房通风去湿(降温)原理，不定时地开启库房门窗，保持库内空气清新

，防止有害气体对档案的腐蚀。

4.6.5档案库房的门窗必须密封无损，库房门窗开启后，须随时注意关闭，防止老鼠入

库危害库存档案。

4.6.6严禁在库房内吸烟和摆放易燃物品，正确使用电器设备，保证用电安全。

4.6.7每月定期对库藏档案进行清理检查，若发现有破损或载体变质的档案，要查明原因

并及时进行修补或复制。

4.6.8管理人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。

4.6.9任何人不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料。

4.6.10人事档案库房为我局机要重地，无关人员不得入内。

4.6.11档案管理专职每天下班前须对库房进行安全检查，节假日须做好安全防范工作。

4.7人事档案的提供利用

4.7.1档案管理专职须按姓氏笔画编制人事档案案卷目录检索工具，积极为人事工作服

务。

4.7.2凡本局需查阅人事档案者，必须是中共党员，查阅前应填写查阅登记表，在查阅

室查阅，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

4.7.3查阅人事档案时要注意爱护，保持案卷的整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、

撤换、污损等。

4.7.4未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料，确因工作需要从档案中取证的，必须

经有关领导同意后，方可办理，复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。

4.7.5本局人事档案一般不外借，特殊情况需外借的，可由借用单位写出借阅报告，经

本局分管领导批准后方可借用，借用档案一般不超过三天，用后及时归还。

4.7.6借用的人事档案必须妥善保管，要严格保密，不准交给无关人员和职工本人翻阅

，用毕及时归还。

4.7.7本局任何职工不得查阅本人及家属的人事档案。

4.7.8档案管理人员接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案时要清点，再归档

。

4.7.9每月检查一次借出档案的退回情况，逾期不还者要及时催回；每年年底进行一次

档案总核对工作，将不该管的档案转到有关单位，应管档案及时索要。

5检查与考核

本标准的检查与考核按《xxxxxx工作质量综合考核办法》执行。

本标准的检查与考核还应按xxxxxx有关规定执行。，人事档案管理